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あきない知っ得情報TOP=施策バックナンバー一覧=15年12月「いよいよ始まるマイナンバー制度」

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今月の施策 バックナンバー

イラスト10月に入り、マイナンバーの通知が始まりました。マイナンバーは新たな制度であるため、通知された人はもちろん、従業員を雇い入れているすべての事業者にとっても、マイナンバー利用の準備が必要となります。

今回は、マイナンバー制の導入に伴う情報の取り扱いの重要性とマイナンバー制が事業者とどう関係してくるのかについて触れたいと思います。来年1月から始まる個人番号の行政による利用という「マイナンバー元年」に向け、マイナンバーに関する理解を深め、準備を進めていきましょう。


1.情報の取り扱いの重要性

マイナンバーは、税と社会保障に関する手続きが中心となるため、雇用保険や社会保険、年末調整などの源泉徴収事務手続きは、人を雇用していればどの会社でも同様の手続きとなります。

しかし、個人地主に対する不動産賃借使用料の支払いや、弁護士・税理士・講師などの個人事業主に対する報酬の支払い、株主に対する配当・剰余金の分配などの支払いの際に作成する各種支払調書作成事務の範囲は、各社ごとにかなりバラつきがあると思いますので、早めに洗い出し、リストアップしておきたいところです。

以上のような、年金・雇用保険・医療保険の手続、確定申告などの税の手続きなどで、申請書等にマイナンバーの記載を求められることとなります。また、税や社会保険の手続きにおいては、事業主などが個人に代わって手続きを行うこととされている場合もあります。このため、個人の勤務先などにもマイナンバーの提示を求められる場合があります。

イラスト

マイナンバーに対する関心やどうすべきかと言った問題意識の高い事業主は、積極的に関係機関に問い合わせており、そういった問い合わせが現在殺到しているそうです。逆に意識の低い事業主は、各機関から連絡があれば、それから考えようと待ちの姿勢をとっているようです。

契約している会計事務所や社会保険労務士と、マイナンバーに関するやりとりをどう進めるのか、社会保険関係や税務関係の各種手続きを自ら行っている事業主はマイナンバーに関する準備をどうすべきなのかといった、マイナンバーに関するセミナーも商工会をはじめとした各所で開催されています。


マイナンバー(個人番号)というのは、個人の重要な情報です。よくたとえられるのが、クレジットカード番号のように取り扱ってくださいということですが、事業主の場合、扱うマイナンバーのほとんどが従業員のものであるため、顧客情報よりも軽視した準備になってはいないでしょうか。情報の取り扱い方法も重要ですが、情報の取り扱いに対するモラルはもっと重要と思います。

たとえば、プリントアウトした顧客や従業員に関する情報を誰でも出入りできるところに放置したりしていないか、皆さんのところでは実際にどうされていますか?仮に、お客さんがそれを見たらどう感じると思いますか?ルーズな会社だな、この会社信用できないな、なんて思われるかもしれません。

以前、顧客情報の漏えいが問題となり、取引が中止され、賠償問題や売上に大きく影響するようなことがありました。

<図表1:顧客情報漏洩・賠償額>

図


顧客情報は、賠償額自体は少額なのですが、情報数が大量になるため、大企業では億単位の賠償額になることがあります。中小企業や小規模事業者では、それほどの賠償額になることはほぼありませんが、顧客情報の漏えいという事実は顧客や取引先からの悪印象という負の財産を生み出します。

従業員のマイナンバーはたしかに、顧客情報とは違うので、事業への直接の影響は少ないかもしれませんが、それでもイメージ的には悪くなるでしょう。

2.マイナンバー制度は事業者とどう関係してくるのか

マイナンバー制度が始まると、どうなるのでしょうか?マイナンバーの導入に伴い、民間の事業者も、税や社会保険の手続で、従業員などのマイナンバーを取扱います。つまり、マイナンバーの導入準備は、従業員を雇用しているすべての事業者に必要と言えるわけです。


<図表2:民間企業における番号の利用例>

図


上記のような準備手続に関して、まず対象業務を洗い出した上で、組織としての準備が必要となります。組織体制やマイナンバー利用開始までのスケジュールを検討し、対応方法を決定してください。その際には、国が提供している「6つの導入チェックリスト」を活用するのが良いでしょう。


<図表3:6つの導入チェックリスト>

図


マイナンバーは、個人情報保護のために、その管理に当たっては、安全管理措置などが義務付けられます。

具体的には、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務の全部または⼀部の専門家などに委託をする場合、委託先において、法律に基づき委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければなりません。

また、事業者は、マイナンバー及び特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。さらに、従業者に対する必要かつ適切な監督も行わなければなりません。

ただし、国は中小規模事業者に対する特例を設けることにより、実務への影響に配慮しています。詳しくは以下のURLの資料を参考にしてください。

■特定個人情報保護委員会「はじめてのマイナンバーガイドライン(事業者編)」(PDF形式)
http://www.ppc.go.jp/files/pdf/270414firstguideline.pdf


会社の規模に問わず、ルールを決めておくことはちゃんとやっておくべきことではないでしょうか。じゃあ、そのルールとはどういうものでしょう。それが、上記のガイドラインです。是非ご確認ください。


マイナンバーに対する準備は、「待ったなし」です。意識を高く持ち、事前に準備を進めることが重要です。

商工会ではさまざまな相談を受けています。マイナンバーのことでわからないことがあれば、是非商工会に相談してみてください。

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