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経営革新編一覧
■社内の情報共有化とその効果

質問

製造業を営んでいます。団塊の世代の定年退職が相次ぎでいるため、嘱託などで再雇用してしのいでいますが、このままではベテランが持つ技能やスキルは会社に定着せずに、社員個人の一代限りになってしまうのではないか、といった危機感を持つようになりました。 新聞に出ているような「情報の共有化」は、大企業だけで自分には関係ないと思っていたのですが、そうでもないようです。 どのようなケースに情報の共有化を活用すれば良いですか?


答え

情報の共有化は、個人ごとに業務のばらつきが大きい中小・零細企業こそ欠かせません。ベテランの再雇用だけで技術を伝承して行くのは限度がありますので、作業工程や業務手順などのものつくりのノウハウや、伝票の流れや決算時の手順などは、文書化・マニュアル化して、社員なら誰でも分かりやすくしておくことが欠かせないでしょう。

イラスト社内の情報を共有化していく試みは、かつては大企業や官庁などの文書管理が主体でしたが、今では中小・零細企業でその必要性が高まっています。その要因として、

1) ベテランの定年退職などにより、社内での技能伝承が深刻になっている。
2) 雇用環境の流動化に伴い、社員が他に転職してしまう。
3) 社員1人あたりの業務量が増え、人材育成が難しい環境にある。

といった要因で、今まで口頭でしか伝えられてこなかった業務手順やノウハウなどを文書や電子媒体にしていこうといった動きが活発になっています。

加えて、中小・零細企業の仕事の進め方として多いのは、
1)業務内容が個人の能力やスキルに大きく依存しており、現場で中心となっている社員が休暇したり病気になっただけでも、会社の業務が回らなくなるリスクが高い。
2)まったく同じ業務でも、個人ごとのばらつきが大きい。
といった事情が加わってしまいますので、現場での戦力をキープすること自体が、今のままでも決して容易ではありません。
そのため、以下のような社内の情報・スキルはあらかじめ文書化・マニュアル化して、パソコンや紙媒体でデータを管理しておくと望ましいでしょう。

・作業工程や業務手順→ものつくりの現場が今のベテラン世代だけで絶えてしまうことのないよう、ノウハウやコツのようなものは積極的に残していくと良いでしょう。
・基本的な社内の業務手順→例えば決算時の業務の流れや、伝票の処理の流れといったものについても、大まかな流れでよいですので基本の業務フローを見直していくと、不測の事態などでの対応も迅速になります。
・社内の諸規則→就業規則や各種ルールなども体系化しておくと、担当者が不在の折や、状況に応じてばらばらだった対応がより円滑なものになります。
・社員の教育/訓練用に自習できるもの→入社したての社員がいても、忙しくて教育できない、という場合には、業務手順やノウハウを残しておくと、はじめの人材育成用の自習資料として有効になります。

しかしながら、こうした社内の情報共有化の実現を阻むものとして、下記のような要因がありますことから、前もって対策などを考慮して継続的な取り組みとしていくことが欠かせません。

1)普段行っている業務を文書にすることが難しい。書けない
→ものつくりのように言葉では難しい、動きを伴うものとなりますと、なかなか文章にしにくいものですので、ビデオや写真に収めて解説する、といった工夫が必要です。また表現も平易で分かりやすくすることがポイントです。

2)現業を抱えており、そこまで余力が回らない
→現業が忙しい場合、「その業務は本当にベテランでなければならないのか」ということを考慮しますと、実は誰でも教育すれば出来る、という内容も少なくありません。
誰にでも出来る業務はどんどん委譲し、ベテランにしかできない次の高いステップに取り組むような環境作り・仕組みづくりが欠かせないでしょう。

3)現場での抵抗
→「ノウハウを会社として残す」ということは、社員から見ますと、わが身が危なくなるのではないかと警戒しやすい面でもありますので、次のステップに高める1つの段階で、そのためには同じことばかりしていても進歩がない、ということを粘り強く説得していきましょう。


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