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経営革新編一覧
■情報化プロジェクトの留意点

質問

これからコンピュータを導入しようと、一種のプロジェクトのようになり、ハードの選定やソフトウエアの選定・業務に合わせてカスタマイズの必要性などを検討しています。 現場を知っていて交渉に慣れている営業の自分が担当ですが、畑違いでもあります。円滑にプロジェクトを進行するポイントは何でしょうか?


答え

情報化プロジェクトの成功するポイントは、技術的なことよりも、業務面や「言った、言わない」のトラブルを回避するため、ビジネススキルを徹底して意識や情報の共有化を進め、コミュニケーションの強化を図るほうが望ましいです。
期間や費用の超過などのトラブルを防ぐため、進捗管理や検収時の際には、きちんと確認する習慣づけをすると良いでしょう。
また技術に詳しくなくても、費用対効果や経営上における貢献などに注力すると良いでしょう。

イラスト情報化やコンピュータ化を進めるプロジェクトを、円滑に進めるポイントは、以下の3点が挙げられます。

1.役割を明確に
外部のシステム開発業者やソフトウエアのベンダーなどとプロジェクトを進めていくため、信頼関係の確立が欠かせません。双方の役割分担・進捗・完成品の検収・保証期間などを初期の段階で、出来れば書面で、明確にすると良いでしょう。 起こりがちなトラブルで、役割分担の境目に近いポイントで、双方ともに相手方の分担と思い込み、トラブルになるパターンも少なくありませんので、注意が必要です。
さらに現場が混乱しないよう、職場の意見は募りながらも担当者の数は1名か2名程度にし、シンプルにしていくことも欠かせません。

2.進捗管理と検収のチェック
ソフトウエアのカスタマイズや新規開発の場合には、設計からテストまで期間がかかりますので、進捗状況の確認と、納入されたシステムに関するチェックが欠かせません。
・進捗管理は、各担当者における業務の進み具合のほか、品質管理や人件費などの予算管理も含まれますが、チェックが甘いとすべて予定通りとなってしまい、後でトラブルになりやすいですので、注意が必要です。
・検収時の動作確認のチェックが不十分で、あとでトラブルになることも少なくありません。納入の際に、要求した仕様が満たされているか、マニュアル類をはじめきちんと納入されているかを確認する習慣をつけておくと良いでしょう。

3.情報の共有
情報化を成功させる大きなポイントとして、円滑なコミュニケーションが重要です。業者との打ち合わせで、「言った、言わない」のトラブルや、「主張していた仕様と、全く異なるシステムが出来た」ということが起こりやすいですので、技術的な内容よりも、コミュニケーションや業務面などを中心に、留意して行くと良いでしょう。
予防手段として、打合せの直後に議事録を作成し双方の確認を取ったうえで、仕様や、作業状況を確認できるようにすると良いでしょう。

しばしば「技術的なことが分からないが、大丈夫なのか?」というお問合せがありますが、必ずしも技術面の勉強をしていく必要はないと思いますし、付け焼刃の知識で対応できるというものでもありません。
欠かせないのは、コストを削減する・業務の「見える化」を図る、などといった本来の情報化の目的を明らかにし、業務面・コミュニケーションの強化を図っていったほうが、成功しやすいでしょう。




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