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情報化編一覧
■IT化・システム化に関する労務/法務の注意事項
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質問

整備工場で管理全体を行っています。あまりコンピュータの必要性を感じなかったことと、社長が業務外利用につながりかねないパソコン導入に慎重だったため、いままで経理の端末しか使ってきませんでした。 ところが世の中が変わり、整備業務の管理から必要性が高くなりましたので導入することになりました。確認までに、労務や法務上での注意点を教えてください。

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答え

システム化に関する労務・法務上のポイントとして、データが漏れやすい情報の漏えいとパソコンの貸与、加えて業務の持ち帰りなどには注意しておくと良いでしょう。

イラスト ITの導入に慎重な企業が多い原因として、費用がかかることが最も大きいですが、次いで法的や労務上いろいろな課題が発生することから、「それでは当社では使わない。」という所も少なくありません。 しかし世の中が変わり、コンピュータやインターネットが日常生活に大きく入り込んできますと、避けて通れなくなってきましたので、課題に対してもマネジメントが必要となってきました。 ここでは身近なポイントとして、1)情報の漏えい。2)社員へのパソコンの貸与。3)ソフトウエアのライセンス。4)業務の持帰り。5)業務外のインターネット利用。の5点を取り上げます。

1)情報の漏えい
パソコンはその性格上、顧客情報などの重要な情報を取り扱うことから、情報が漏えいしたり、社員が退社して流出してしまうというリスクが生じやすくなります。
データのコピーを抑止するソフトの導入や、ディスクの無いシンクライアントを活用するなどの技術的な対策がありますが、まずは基本として会社と社員で機密保持契約や誓約書を締結することをおすすめします。 その際のポイントとして、
在職中もしくは退社後においても、知りえた機密情報は外部に明かさない。
退社後、一定期間(多くは1年以内)は競合他社に転職しない。
損害が発生した場合の弁済。
がありますが、会社と社員の双方で記名捺印するなどの対応が欠かせません。

ただし、「退社後一定期間は、ライバル関係の会社に就職しない義務」は「競業避止義務」といいますが、働く側の職業選択の自由や経済的な生活の観点がありますので、過度に厳しい場合は無効となる場合もあります。 そのため誓約書や機密保持契約書を締結する場合、不当に制約しないよう職種・期間・地域などを限定した内容を検討すると良いでしょう

2)パソコンの貸与
経営者の中には「業務で購入したパソコンで、ゲームや私用に使われては困る。」「外に持ち出して盗難や紛失されたら、データが流出する。」という懸念や心配があるかと思います。
そのため就業規則の内容を変更し、以下のような形で規定を定めておき、加えて社員にも徹底するようにしておくと望ましいでしょう。

1)業務外目的でのパソコンの使用禁止。
2)例えばパソコンを社外に持ち出して使用することの禁止や、使用方法の制限。(顧客への説明やプレゼンテーションなど、どうしても必要な場合は、許可制にすると効果的です。)
3)必要に応じ社員のメールの内容や、パソコンのファイルを閲覧すること。
4)トラブルやウイルス感染の予防のため、無断でソフトウエアのインストールを行うことや、情報の流出につながるファイル交換ソフトの使用禁止。

3)ソフトウエアのライセンス
社内にパソコンを導入する際、ハードウエアだけの代金に追われ、ソフトウエアは1台分だけのライセンスしか購入していない、ということが少なくありません。
こうした使用方法はライセンス契約に違反するばかりか、著作権法に違反することになりますので、ライセンスの内容を確認し、使用するパソコンの台数だけ、ライセンス契約を締結するか、ライセンスの台数だけインストールを行うようにしましょう。なお、法人用にライセンスを複数購入したほうが、1台あたりの費用が安くなることが一般的です。
こうしたプロセスを踏まないと、後の段階で多額の違約金を請求される場合がありますので、注意が必要です。
また費用面で難しい場合には、利用料金が無料のソフトが活用できますので、こうしたソフトを使うと良いでしょう。

・オフィスソフト:StarSuite ワープロや表計算などのソフトが利用できます。
http://pack.google.com/intl/ja/pack_installer.html
・ホームページ制作ソフト:HP Manager ホームページを作成できます。
http://hp.vector.co.jp/authors/VA014491/
・CADソフト:JWCAD 住宅や建築では、よく活用されています。
http://www.jwcad.net/
など

4)仕事の持帰り
会社で業務が終わらない場合や、休日をはさむ場合が多いですが、自宅に持ち帰って業務を行うことも珍しいことではなくなりました。
その場合、職場以外の仕事でも「消灯まで終わらない仕事は持ち帰れ。」と上司が命じた場合や、上司の許可を得て持ち帰っていた場合には、残業扱いとなりますので注意が必要となります。
そのため企業側の対応として必要なのは、
1)社員の業務量の管理がシビアに求められるようになっていますので、「誰が何を行っているのか。」を把握する。
2)業務が多く極めて多忙で早急に対応しなくてはならない、上司の許可以外には、職場以外での仕事や、勝手に持ち帰ることを禁止する。
などといった対応が求められます。

5)インターネットの業務外使用
企業側で危ぶみかつ心配しているのは、この点が多いようです。インターネットは現在、多くの地域で月額固定の常時接続になりましたが、電話接続の時には社員の業務外利用によって通信料金が多額に要したことなどがありました。
他にも90年代にはダイヤルQ2回線を会社で使用し、多額の料金が生じるトラブルとなることや、会社が配布している携帯電話を業務外に多額に使うなどといった、不安となる材料が見られました。
パソコンのウイルス感染の被害や社員の業務外利用による生産性低下が心配な場合には、就業規則でインターネットの私的利用の禁止を規定すると良いでしょう。
ただし営業で顧客先を調べる場合などどうしても必要な場合や、社員のスキルが低い場合には、スキル向上の目的で、公序良俗に反するインターネットサイトの閲覧以外は、認める場合もありますので、社内の状況に応じて対応していくことをお勧めします。



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