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あきない知っ得情報TOP>>FAQ情報化>>失敗事例−8 特定の社員に依存しすぎる

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情報化編一覧
■失敗事例−8 特定の社員に依存しすぎる
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質問

貸ビル業ですが、従業員は10名に満たないです。ビルのテナント管理と経理に詳しい社員が退社してしまい、業務に非常な支障をきたして困っています。 業務が各個人に大きく依存していることは認識しており、前から社員の休暇や病気による休みなどによって、パソコンで行っているテナント管理を含めて、業務が全く動かなくなるほか、担当者が不在のときには、賃料や延滞金などの問合せに応じられないこともありました。 こうした場合には、まずどこから手をつけていけば良いのでしょうか?

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答え

業務が特定の社員に大きく依存しすぎてしまいますと、不在や病気のときなどに対応しにくくなるため、IT化を通じて業務の「見える化」につとめ、社内の中心となる業務についてはある程度の標準化を進めていったほうが望ましいでしょう。

イラスト 業務が特定の社員に大きく依存してしまうのは、中小企業や零細企業ではよくあることですが、あまりに依存しすぎてしまいますと、今回の例にありますように「不在のときに対応できない。」・「休暇や退社のときの引継ぎに困る。」といったほか、「会社として持つべきスキルやノウハウが、個人に残ってしまう。」といった大きな課題が生じてしまいますので、注意が必要でしょう。

そのため、IT化を進めて情報の共有化を進めていき、たまたま在席している社員が対応できるようにすることも1つの解決案ですが、単純にパソコンやソフトウエアを揃えた場合には、十分に活用されないまま、野ざらしになってしまうことも少なくありません。
中小・零細企業でIT化が失敗する要因として、今までの仕事の流れを見直すことなくIT化を進めることや、「誰が何の仕事をどのように行っているか。」といったことが見えないまま、属人的な色合いが強いままでIT化を進めていった、ケースが少なくありません。
こうした失敗を未然に防ぐため、以下のような方策を取っていくと良いでしょう。

1.社内の中心となる業務ついては、ある程度の標準化を進める
例えば経理・総務・営業などの社内の基本的な業務については、特定の個人の能力やスキルに左右されるのではなく、ある程度の業務の標準化を進め、担当者が不在の際や席を外している際にも、ほかのメンバーがある程度対応できるようにしておくと、望ましいでしょう。

2.具体的な仕事の流れを見えるようにする
ある程度人員のいる大企業では、特定の個人によるクセやマイナス面が出にくいように、人事異動や配置転換が行われますが、中小・零細企業では限られたメンバーで、一時的には慣れるまで戦力がロスされることを恐れ、実際に行うことはなかなか難しいのが実情です。 異動や配置転換が難しくても、社内で流れている業務が、特定の個人の色合いに過度に傾かないよう、業務の流れを見直してメンバーから見て「見える化」を進めていくことや、休暇のときを活用してローテーションを図っていく、などの工夫も有効です。

3.競合他社や、印象に残っている良い会社の仕事の進め方を取り入れる
同業の競合他社で、自社でも取り入れたくなるような印象の深い業務の進め方を行っている場合や、業界が違ってもたまたま見に行って印象に残った企業やサービスなど、良い点や自社でも活用しやすい業務や仕事の流れについては、積極的に取り入れていく貪欲さも欠かせないでしょう。
その際に、実際に社員に目で見せて理解する取り組みを行いませんと、十分に現場で定着しませんので、地道さが問われます。

4.個人としての働き甲斐と、会社の効率性を区分する
極端に属人的な業務は、社員にとって「自分にしかできない」と生きがいを感じる要素になりやすいですが、経営者から見ますと、「同じような業務を何年も行っている。」「自分に酔っている。」ように見られるところも少なくありません。
そのため、どんなに能力がある社員でも、同じ仕事を何年も担当させると、視野が偏る面がありますことから、効率性と人材育成のレベルを図るため、
「ベテランにしかできない業務」
「誰にでもできる業務」と業務の棚卸しを行って、「本人にしかできない」仕事をさらにブラッシュアップしてもらうとともに、誰にでもできる業務は若手に移譲していくような環境づくりが欠かせません。



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