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情報化編一覧
■失敗事例−1 経営者が関わらないシステムの行方
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質問

従業員10名ほどの会社を経営しています。セミナーや同業者の会合などでコンピュータやIT化に関する話題が出るため、プラスになるならやってみようと思い、よく分からないためベテランの経理の社員に任せました。
ところが、業者からの提案や見積を見ると、コストが高いうえに「ここまで必要か?」と思うような内容が多いのですが、任せ過ぎるのは良くないでしょうか。

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答え

「分からない」と担当者任せにしますと、費用が高くなる場合や構成が偏りやすくなりますので、 目的や意図を説明し、いくつか相見積を取りながら構成や費用について交渉を行うなど、経営者としてのポイントを押さえておくと望ましいです。

イラスト 結論から申しますと、経営者は必ずしもコンピュータに詳しい必要はありませんが、今後の会社の方向性と、そうした目標を具体的にするツールとして位置していくためには、リーダーシップが欠かせません。

多くの企業で「技術的なことはよくわからない」と見なされ、担当者任せになってしまうことから、主に以下のような課題が起こりやすいようです。

1)担当者の部門だけが良くなるような構成になりやすい
経営者と社員では、「会社全体をどのような方向に持っていくか」と「自分の業務や現場をどう改善するか」といった形が一般的で、観点と皮膚感覚が全く異なってきます。
逆に社員が会社のビジョンなどを考え出すと、経営者として安心して暮らせませんし、場合によっては関係が悪化するおそれもあるのですが、一般的に経営者から見ますと、内容が分からなくても、
「何やらバランスが偏っているような、目線が低いような」
「これでは費用がかかっても、果たして効果のほうは・・」
と懸念を持つ・危ぶむような提案を持ってくることも少なくありません。

特に不安を感じるのは、担当の関連する業務やそこの部署だけが良くなり、他の部門のところがなおざりになりやすくなることです。例えば経理に任せきりにすると、資金繰り管理などは良くなるのですが、在庫管理や顧客管理などから距離が遠くなってしまう、ということが見られます。

2)個人的な好みが入りやすく、割高になる
例えばパソコンやソフトの選定など、
「コストパフォーマンスが良いから」
「長く使えそうだから」という観点で、経営者としては選んで判断して欲しいのですが、
「カッコいいから。」
「コマーシャルが印象的だったから。」
と、イメージやトレンドで選ぶ傾向が強いことから、結果として相対的に割高になりやすい傾向が見られます。

3)業者に勧められるままの構成のため、同じく割高になる。
担当者と業者だけの交渉で任せきりにしてしまいますと、
業者:「ご要望ですとこれが一式ですが、どうでしょう。将来的にはこちらのソフトもついているほうが、使う機会も増えると良いですよ。」
担当者:「はあ・・」
業者:「まとめてご導入いただきますと、価格のほうもお客様の有利になるように調整したいと思いますので。」
担当者:「そういうことならば、予算の取れそうな今のうちに・・」
と「社長から導入しなさいと言われているのなら、予算が取れるうちに取ったほうが、後で気が変わると困るので。」というような流れになりやすく、同じように割高になりやすい傾向が見られます。

こうしたことが起こらないように、以下のようにしていくと良いと思われます。

1) 目的や意図などをしっかり説明する。
IT化に関して、「今回は何が目標か」または「売上を伸ばすのか」「コストを減らすのか」といった目標や優先順位をきちんと説明しておくと、方向性がぶれることが少なくなり、有効な投資となるでしょう。

2) 最低でも3つくらいの見積を取る。
経営者としても価格の相場が把握しやすくなるため、また担当者の個人的な主観や思い込みが入りにくくするため、少なくとも2−3社、また量販店でパソコンとソフトで買う場合でも、きちんと内訳を作るように指示すると良いでしょう。

3) 相場を把握しておき、業者と必ず構成・価格について交渉を行う。
相場を把握しておきますと、内容についてはあまり分からなくても「何が高い」「何が安い」か判断しやすくなりますので、
「これは高いだろう。」
「これは余計だろう。」
と交渉や指示が行いやすくなります。
またポイントが2点あり、1つは現場から予算を上げると「嫌われたくない。」と部下に機嫌を取る経営者が最近増えてきましたが、ムダな費用を使わないためにも「嫌われてもやるべきことはやる。」といった毅然とした心構えは必要です。

もう1つは経営者あっての会社ですので、いくらわからないことでも「手は離しても目は離さない」ことを日常から心がけておくことです。
日常的に現場や担当に投げてしまいますと、日常的な判断力が落ちるばかりか、社長としての存在意義が低下して先行きを危うくしてしまいますので、注意が必要でしょう。



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