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情報化編一覧
■進捗とプロジェクト管理について
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質問

地域に特化していますが、いくつかの店舗があるスーパーを展開しています。新しくレジなどのPOSシステムを開発しましたが、開発が大幅に遅れたのみならず、求めていた機能が実現されていません。トラブルとなって結局は作り直しの形となりましたが、稼動が大幅にずれこむ運びとなりました。 開発のときには、「進捗は予定通りです。」の繰り返しで、忙しいことからあまりやり取りがなかったのですが、今にして思うとこちらでも開発の段階で成果物をチェックするほか、実際の進捗を確認するなどしたほうが良かったのでしょうか?

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答え

システム開発に関するトラブルが急増していることから、システム業者に丸投げにせず要望や意向などを積極的に伝える・進捗状況や成果物を必ずチェックする・時には機能や仕様を絞り込んでシンプルにする、といった形で、前もった対策が欠かせません。

イラスト 最近ではシステム開発に関するトラブルが頻発しています。その背景として、
1)開発期間が短縮化されており、余裕がない。
2)外部への委託が常態化している。
3)システム開発は常に人材不足である。
4)かつてはシステム開発に関するトラブルがあっても、業者の側で対処していたところ、その余裕がなくなったために訴訟など法的トラブルが頻発している。 といったことが挙げられます。
そのため、以下のポイントに注意しながら進めていくと良いでしょう。

1)受注したシステム業者が外部に委託している場合
システム開発では、当初は請負った業者が行うと思ったところ、後で下請けに委託していることに気づく場合が少なくありません。 そのこと自体は良いのですが、以下の問題が比較的生じやすいですので注意が必要です。
1) データの漏えい →管理があいまいになりやすいことから、機密保持契約を締結すると有効です。
2) 元請けがプロジェクト管理できない →元請けが単純に右から左に連絡事項を伝えているだけで、プロジェクト管理や品質管理が出来ない場合がありますので能力やスキルなどを見極めておき、適時こちらの意向や方針を伝えておくようにすると良いでしょう。
3)機能追加や仕様変更など、収拾がつきにくい →基本的には、コンピュータや情報システムに詳しくない発注側のユーザー企業ほど、機能追加や仕様変更に関していつまでもまとまらない、といったトラブルに陥りやすい傾向にあるようです。 最大の対策は、「収拾がつかなくなりそうだったら、機能を絞り込む」ことにあります。実際に使われることの少ない機能は、逆に外してシンプルにしていったほうが、費用・期間の面から望ましいでしょう。

2)進捗や品質管理などのチェック
仮にシステム開発のプロジェクトの進行が危ない、不安だと感じた場合には、相手方のマネジメントスキルをチェックしておき、以下のような方策を立てると良いでしょう。
1)自社とシステム会社との役割分担や緊急時の対策について、あらかじめ協議を行うと望ましいです。
2)進捗や品質管理に際しては、相手からの口頭や書面による報告だけを鵜呑みにせず、実際に画面の模様などを動かしてみて確認を取ると良いでしょう。抑止力が強くなると相手の品質も高まります。


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