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情報化編一覧
■システム開発の契約と支払い
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質問

情報システムの設計・開発で、ある業者さんと正式に契約することになりました。契約や支払いの際に、注意するポイントを教えてください。

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答え

正式に契約・発注のときには、契約書の締結・役割分担・機密保持などの契約・覚書を取り交わすと良いでしょう。プロジェクトの進捗・成否に大きく関わるメンバー変更には注意しましょう。

イラスト まずは正式発注のときに、契約内容のほかに発注元・発注先の役割分担や、さらには機密保持契約などを、契約書もしくは覚書などで取り交わしておくと良いでしょう。

他に注意しなくてはならない点は、以下の通りです。

1.担当となる窓口
発注者・受注者側とも共通しますが、円滑な進行のためにプロジェクトの責任者・担当者を、明らかにしていくことが欠かせません。

2.開発途中のメンバー変更に関して
プロジェクトが動き出してから、開発の責任者及び主要なメンバーが、異動や他のプロジェクトの応援などで交代する場合があります。 その場合には、現在進んでいる開発の進捗や品質に影響を及ぼす可能性が出てきますことから、メンバーの途中変更に伴う対策を、前もって契約書や覚書などに盛り込んでおくと良いでしょう。
また覚書などにしなくても、システム設計・開発を進める際の重要なポイントとして、
?システム規模が大きい場合
?開発期間が短い場合
?難易度の高いシステム開発の場合には、システム開発のかなめとなります担当者が途中交代してしまいますと、プロジェクトそのもの成否にも大きく関わりますので、「主要なキーマンは動かさない。」などと決めておくと効果的です。

3.支払方法
支払条件や方法などはシステム業者側のやり方や、開発内容・期間に応じてまったく異なります。一般的にシステム設計・開発は、プロジェクトの開始から引渡しまでが長期になりがちですので、資金繰りがタイトになりやすく、プロジェクトの開始時の着手金や途中での請求を求める場合も珍しくありません。
例えば家を建てる場合にも、1/3ずつ3回に分けて支払うスタイルで、完成してから一括で払うことが少ないのと同じように、
1)システムの基本設計が完了した段階で
2)プログラムを納入・検収した段階で
3)完成して納入した段階で
などと、かつては大きなシステム開発の案件でも、最終的に完成した段階で支払われることが一般的でしたが、進捗状況に応じた支払方法が増えてきました。

そのため、開発当初の段階で話し合いを行い、着手金・中間金・納入段階での精算金といった形で、分割して支払いを行うのか、完成段階で一括して支払うのか、トラブルを未然に防ぐためにも協議を詰めておくと良いでしょう。

支払の方法・分割する比率については,システム開発の規模・内容・企業などによってまちまちですが、一般的には、
1)契約時は全体の2〜3割
2)最終的な納入段階での精算金は全体の3〜4割
3)それ以外を中間金。
と割り当てているのが1つの目安でしょう。中間金の支払いは、時期でみるのか、また成果物の納入などでみるのか、事前に話し合っておくと良いでしょう。

着手金については、
1)支払ったことによって、スムースに仕事を進めてくれる場合。
2)逆に支払いがあったために安心して手を抜いてしまう場合。
と2通りありますことから、仕事の働きぶりと進捗状況などの様子を見ながら、1〜2か月程度様子を見て、支払うことが望ましいでしょう。

支払いのタイミングと状況については、時期だけを考慮するのではなく、進捗状況を把握しやすくする目的と、納期や費用の超過を未然に防ぐための、プロジェクトマネジメントの一環として、併せて執り行うとより効果的です。



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