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情報化編一覧
■システム開発の発注時にまとめるRFP(提案依頼書)の作り方
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質問

システム開発などに関する提案書を受ける際には、判断しやすくするよう事前にRFPといわれる提案依頼書を作ったほうが良いとアドバイスを受けました。 具体的にどのような内容を入れたら良いですか?また、注意するポイントを教えてください。

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答え

RFP(提案依頼書)はユーザー側からシステム業者に提示する、発注するシステムの概要や調達条件ですが、費用対効果を高めトラブルを未然に防ぐため、事前に準備を行って書式など内容を統一しておきますと、判断しやすくなります。

イラストまずかんたんに、用語から説明していきたいと思います。

※RFPとは・・・システム導入の際に、発注するユーザー側のほうからシステムの概要や調達条件など要望事項を記述した文書で、システム業者側に提示するものです。

※目的と効果は・・・
1)事前に求める要求がはっきりしていると、ムダな費用や開発期間の超過などのトラブルを未然に防ぎやすい。
2)システム投資は効果が見えにくいことから、費用対効果を高めるため。

という点が大きいです。必要なハード・ソフトなどを明らかにし、依頼する内容などを事前にユーザー側で記述しておくと、システム業者の側でも提案書を作りやすくなるほか、ユーザー側でも評価しやすくなります。

○RFPの主な内容 RFP(提案依頼書)の基本的な項目は、主要なものだけピックアップしますと、主に以下の内容が挙げられます。

1.システム概要
(1)システム化の目的・方針
(2)現在の解決したい課題
(3)期待する効果
(4)予算

2.提案依頼の手続
→スケジュール・担当窓ロ・選定方法などをまとめます。

3.提案して欲しい内容
(1)提案範囲
(2)システム構成
(3)運用条件
(4)納期・スケジュール
(5)定期的な報告方法
(6)開発手法(場所・開発環境など)
(7)教育訓練・現場での移行など
(8)費用見積
(9)保証内容/セキュリティなど

4.契約事項
(1)発注形態
(2)検収
(3)支払条件
(4)機密事項
(5)帰属する著作権など

要点のみですが、以上の点に注意すると良いでしょう。

○提案を受ける際のポイント
提案を受ける際のポイントとして、以下のポイントを留意すると良いでしょう。

1.目的や意図をはっきり伝える
システム業者で目的や主旨を理解していないと、納得いく提案が受けにくくなりますので、今後の会社の方策や、システム化が必要な背景をはっきりさせ、それを具現化させる手段として、どうすべきか、ということをはっきりさせると良いでしょう。

2.必要に応じて機密保持契約を
自社の経営の根幹に関する場合、説明段階から機密保持契約を結び、発注するしないにかかわらず、外部に取引の内容を明らかにしないようにすると良いでしょう。

3.少なくとも最低3〜4社に提案を依頼し、内容を比較検討する
どんなに優れた提案でも、1社のみだと判断できないことから、提案内容・基本方針・価格など、少なくとも3〜4社と比較しておくと良いでしょう。 また費用の安さだけで選ぶのではなく、効果やシステム運用のサポートなど、多様な観点が欠かせません。

4.比較を容易にするため、提案書の項目を統一する
優れた提案でも、異なる様式や書式では判断しにくいですので、同じ書式の提案書にすると判断しやすくなるでしょう。また各社共通の説明会を開き、同じ内容を把握してもらうのも有効です。

こうして、実際に提出された各社の提案書の内容を、具体的に判断する材料は、以下の内容などをポイントに、優劣を見極めていくと良いでしょう。

※その他
システム開発業者などが下請けに出す再委託の場合は、進捗のトラブルや情報の漏えいが起こりやすくなりますので、再委託先の開示などを求めると良いでしょう。



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