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情報化編一覧
■専門家無しのシステム運用
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質問

都市部の企業に限らず、地域の企業においてもコンピュータが大きく普及して業務に影響があるようです。実際にうまくいった事例では、やはりコンピュータやシステムに詳しい社員や、経営者のリーダーシップがその要因と思います。
コンピュータが詳しい社員がいない場合や、経営者がうとくても果たして大丈夫でしょうか?

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答え

1.すべて丸投げしてしまうと、サービスの変更や提案などを受け入れ、逆にコストが上がるなど、業者の戦略に呑まれてしまうおそれも否定できませんので、「どこまで自社で、どこからが外部委託か。」という判断基準を持っておくと望ましいです。
2.技術的な不安や、ソフトの使い方などで分からないことを聞きたい場合には、ヘルプデスク契約などが有効です。

ネットワークp パソコン中心のシステムや、インターネットで商品の販売を図ろうとする場合には、専門の技術者が必要というわけではありません。
逆に「コンピュータおたく」の社員に丸投げしてしまった場合には、個人的な趣味嗜好や技術的なものばかり追いかけてしまい、本来の目的を見失ってしまうことも珍しくありません。 そのため、システム化を図る際にポイントとなりますのは、
1) 本来の意図と目的をはっきりしておくこと。
2) 結果や状況などをきちんと報告させること。
といった経営者の役割が欠かせないでしょう。
こうした本来の目標設定そのものがあいまいな場合には、投資した効果自体が薄れてしまいますので、事前に商工会などの経営相談を行ったり、自治体の専門家派遣事業などを活用するのが望ましいでしょう。 また技術的な面で心配な場合や、障害や不具合、わからないことが生じた場合には、サポート契約をしておき、すぐに連絡がついて、対応してもらう体制を整えておくと良いでしょう。

また社内で、OS・ワープロ・表計算ソフトなど、パソコンに慣れていない社員が多い場合には、社内の詳しい社員が教えていくことも手間と時間がかかり、業務の効率に悪影響を及ぼしますので、システムや保守業者などが実施しているヘルプデスク契約を結び、 月額あたり定額料金で、電話や電子メールによるのサポートを受けることも可能です。
さらに、サーバーやオフコンなど、もっと大きなシステムがある場合には、

(1)障害などシステムが停止してしまうと、業務に重大な影響を及ぼす場合。
(2)社内の人員を最小限にしていることから、専任の担当者や社内での育成が難しい場合。
(3)社内でマシンルームを設置すると、そのスペースや空調の調整などの手間がかかる場合。

には、サーバー自体を運用会社の空調や入室管理が徹底されているデータセンター内に設置し、運用そのものを外部に委託する、「ハウジングサービス」などを利用すれば、運用自体が全て外注化されますので、検討してみるとよいでしょう。



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