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情報化編一覧
■データのバックアップ
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質問

事務所にパソコンが置いてあります。経理用とメーカーとデータのやりとりをしていますが、共用ですので誰もバックアップを取っておらず、ほったらかしに近い状況です。
よくコンピュータのウイルス感染や、ハードディスクが壊れてデータが無くなる、ということを聞きますが、データのバックアップはどのくらいの頻度で行うと良いですか?

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答え

ハードディスクの巨大化により、1度データが破損してしまうと、復旧にかかる費用や時間のダメージなどの業務ロスが大きいことから、定期的にDVD−RやCD−Rなどのメディアへのバックアップが欠かせません。共用のパソコンですと誰も管理しないことから、注意が必要でしょう。またコンピュータウイルスの感染が多いですので、自社で感染するほか、知らないまま取引先などに送りつけてしまうこともありますので、気をつけましょう。

バックアップデータのバックアップは原則として、
(1)共有しているパソコンやサーバーは、システム担当者や管理している社員が行う。
(2)個人で利用しているパソコンは、個人で責任をもって行う。
といった、原則を用意しておくと良いでしょう。

最近では画像データなどが大きくなり、パソコン内部のハードディスクが大型化していることから壊れやすく、また1度故障するとデータの復旧が専門業者に委託するため容量によっては10万円以上かかる場合や、復旧できない場合がありますので、バックアップの重要性が高まっています。

業務に関しては、以下のダメージや損失が生じてきますので、注意が必要でしょう。
1)データが無くなってしまう機会損失
2)復旧するまでのコストと時間
3)今までデータを作成した時間とコスト・さらにはデータを作り直す手間とコスト
もったいないのは、データが損傷して同じような業務が重複して発生することで、余計な時間とコストがかかってしまうことでしょう。ウイルス感染の場合も同様です。

そのため対策としては、やや面倒でも以下のような方策をおすすめします。
1)データは定期的に、DVD−RやCD−Rなどのメディアにバックアップして保管する。
2)日常的に必要なデータ以外、パソコン上にデータを置いておかない。
3)バックアップが面倒な場合・時間が取れない場合には、別のパソコンや外付けのハードディスクなどにデータをコピーしておく。
といった対策が有効でしょう。



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